Wie lange muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Gehaltsabrechnung

Es ist auf jeden Fall sinnvoll, als Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnungen aufzuheben. Aber gibt es, ähnlich wie bei Firmen, eine Verpflichtung dazu? Und wie lange musst du sie aufbewahren?

Man muss Gehaltsabrechnungen nicht aufbewahren

Es gibt keinerlei gesetzliche Verpflichtung dafür. Du brauchst als Privatpersonen deine Lohnzettel nicht aufheben. Theoretisch kannst du sie einfach wegschmeißen. Man muss sie also gar nicht aufbewahren.

Arbeitgeber sind im Gegensatz dazu sehr wohl verpflichtet, die Gehaltsabrechnungen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zu archivieren. Warum es aber Sinn macht, auch als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer alle Lohnzettel aufzuheben, zeigen wir dir hier.

Gründe, um Lohnabrechnungen aufzubewahren

Will man als Privatperson einen Kredit beantragen, wird man zuerst sein Einkommen lückenlos über einen gewissen Zeitraum bestätigen müssen. Dafür sind Lohnzettel wie gemacht.

Aber auch für spätere Rentenansprüche ist es gut, alle Lohnbestätigungen aufzuheben. Manchmal vergessen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, Versicherungszeiten ordnungsgemäß zu melden. Fehler können nun mal passieren. Deshalb ist es wichtig, dass du Beweise hast.

Auch bei Steuerprüfungen des Finanzamts kann es vorkommen, dass du deine Gehaltszettel vorweisen musst. Und bei Ansuchen bei Ämtern wirst du sie auch oftmals benötigen.

Auch wenn es noch so verführerisch wäre, endlich wieder Papierkram zu beseitigen und Ordnung zu machen, lass es sein. Am besten, du machst dir ein Sammelsystem, damit du alle Abrechnungen jederzeit verfügbar hast. Auch wenn du jedes Monat deine Lohnzettel theoretisch zum Müll geben kannst, ist es aus den hier angeführten Gründen einfach besser, sie parat zu haben.

Aufbewahrungspflicht für Unternehmen

Arbeitgeber müssen alle Unterlagen der Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufbewahren. Auf Wunsch des Finanzamtes müssen sie Versicherungsabzüge, Lohnhöhe und Steuern nachweisen.

Geschäftliche Unterlagen müssen nur Unternehmen mit 500.000 Euro Jahresumsatz und 50.000 Euro Gewinn archivieren. Dennoch sollten dies auch kleine Firmen machen. Finanzamtsfragen sind so einfach leichter zu handhaben.

Generell müssen geschäftliche Dokumente 10 Jahre lang aufgehoben werden. So können lückenlose Unterlagen dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Allerdings gilt für Buchungsunterlagen nur eine Zeitspanne von 6 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Jahresende des Ausstellungsdatums der Gehaltsabrechnung.

Ordnung im Büro

Auch wenn es lästig ist, zahlt es sich für Unternehmen genauso wie für Privatpersonen aus, Unterlagen wie Lohnabrechnungen zu sortieren und aufzubewahren. Am besten, du schaffst dir in einem Schrank Platz dafür. Ordner, in denen du sie chronologisch sammeln kannst, eignen sich gut. Nichts ist schlimmer, als im Falle einer Beweispflicht bei der Rente, keine Ordnung im Büro zu haben. Paper nimmt nicht zum Glück nicht allzu viel Platz weg.

Wenn du dennoch unter Platzmangel leidest, gibt es die bei manchen Unternehmen auch andere Möglichkeiten. Elektronische Lohnzettel sind eine umweltfreundliche Lösung. Einfaches Verschicken von PDFs reicht hierfür zwar leider nicht aus, aber manche Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber richten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eigene Postfächer dafür ein. So kann Paper gespart werden und du musst nicht so viel aufbewahren.

Weiterführende Links

Bildquelle: fullempty / www.bigstock.com

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.